Burundi Airlines

1. Service Sûreté-Sécurité

Le Service Sûreté-Sécurité a pour services de prévenir contre tout ce qui concerne les accidents (involontaire) et tout ce qui est des actes volontaires
(Cambriolage, dégradation, attentats etc…). Il est chargé de:
Superviser l’application rigoureuse des mesures recommandées par l’OACI et conformément annexe17 de la convention de Chicago comme suit :

sécuriser l’aéronef pendant l’assistance des avions au sol ;

sécuriser la garde, l’escorte des bagages et colis au départ et à l’arrivée ;
superviser la protection renforcée du transport en piste ;
veiller au contrôle physique de l’état sécurité des bagages non accompagnés;
sécuriser les locaux de préparation et de stockage et le magasin;
sécuriser le catering en poste d’avion ;
superviser la fouille manuelle des colis hors format ;
assurer la fouille du personnel et veiller au port obligatoire des badges, uniformes et gilets ;
sécuriser les passagers à l’enregistrement;
sécuriser la palettisation et la dépalettisation.

Sensibiliser le Personnel aux normes de sûreté et de sécurité :
Combattre les marginaux :

lutter contre l’ivrognerie utilisation de service l’alcotest ;
décourager ceux qui transportent les bagages des passagers pour se faire rémunérer ;
suivre de près et signaler toute tentative visant la perturbation des activités de la Société;

2. Service Ventes Passagers

Section Agence de Bujumbura

Elle est dirigée par un Chef de Section qui a notamment pour tâches de :

Accueillir et renseigner les clients;
Superviser les réservations des places;
Calculer le coût des voyages et établir les factures pro forma;
Emettre les titres commerciaux;
Transmettre à l’escale le manifeste des passagers dans les délais requis;
Préparer les remboursements des documents de voyage non utilisés et/ou partiellement utilisés;
Faire des endossements suivant les règles en la matière et/ou les instructions de chaque Compagnie;
Faire le rerouting des billets;
Faire la reconfirmation des places à bord des avions.

Service Ventes Cargo

Le Service Fret a pour services la gestion et le traitement du fret aérien, la poste et les bagages à l’import comme à l’export, ainsi que leur entreposage sous douane.

Section Import

La services de la Section Import est l’entreposage des colis à l’importation et leur livraison aux clients.
La gestion du fret à l’importation passe par les étapes ci-après :

Réception des documents cargo (LTA et Manifestes) par l’agent fret d’un membre d’équipage ou du responsable du vol);
Distribution des documents cargo aux services concernés (au comptoir import, OBR, transitaires; …)
Dépalettisation
Pointage des colis sur manifeste par un agent pointeur, un agent de la compagnie et un agent de l’OBR
Renvoi des colis aux rayons pour l’entreposage dans les espaces spécifiques ;
Première vérification du pointage des colis sur manifeste ;
Deuxième vérification du pointage des colis sur manifeste ;
Saisie du manifeste arrivé à l’ordinateur ;
Facturation des services rendus après les formalités douanières ;
Livraison des colis aux clients ;
Inventaires des colis matin et soir les jours ouvrables.

3. POINTAGE ET VERIFICATION

Un agent pointeur du magasin doit vérifier si les colis sont arrivés en bon état ou s’ils sont ouverts, défectueux, manquants ou excédents, … et signaler sur le manifeste de pointage. Il doit aussi :

orienter les colis contenant des marchandises dangereuses, les animaux et les colis périssables dans des rayons appropriés ;
surveiller et pointer le numéro du colis qui entre (n° figurant sur le manifeste ou sur l’étiquette) dans le magasin;
manifester les colis excédent;
envoyer les colis dans les rayons appropriés /format par format;
conserver les colis de valeur et les envelopper dans la cage;
garder les caisses dans le rayon extérieur (grandes caisses);
contresigner le manifeste de pointage avec un agent de l’OBR et de la compagnie;
faire un rapport des anomalies constatées à qui de droit.

Un responsable doit faire la deuxième vérification. Après pointage, le manifeste cargo est signé par :

un agent fret ;
un agent de l’OBR
un agent de la compagnie.

4. ENTREPOSAGE

Dans les rayons, les chefs de rayons sont chargés de :

Réceptionner les colis ;
enregistrer les colis sur les fiches ;
vérifier physiquement si chaque colis est réellement dans sa place ;
indiquer les manquants, les excédents, les casses, les colis, tous les éléments d’identification et l’état d’arrivée des colis.

Un responsable du magasin doit procéder à une deuxième vérification, faire la visite physique dans les rayons, signer sur la fiche d’enregistrement pour l’entreposage. Ce même numéro de la LTA, du manifeste, le nombre l’état d’arrivée des colis.

5. LIVRAISON DES COLIS AUX CLIENTS

Le comptoir magasin est chargé de l’accueil des clients, à identifier le propriétaire du colis et de la livraison des colis.
L’accueil des clients est assuré par les agents d’accueil qui doivent les recevoir, les orienter et résoudre leurs problèmes éventuels.
Avant la livraison des colis, un responsable magasin doit vérifier si les documents (L T A et Manifeste) sont saisis, la régularité des factures, de même que le mode de paiement (cash ou crédit).
Il doit également s’assurer que le client a accomplis les formalités douanières.
Les colis sortis doivent être inscrits dans le registre magasin de sortie.
Un responsable affecté à la sortie doit cacheter et signer sur la LTA pour authentifier la livraison des colis.
Après présentation de tous les documents en ordre, le client doit signer dans le registre magasin pour décharge et enlèvement de ses colis.
Le travail se clôture par la sortie des colis et Burundi Airlines procède au chargement si celui-ci a été payé.

Section Export

La Section Comptoir Export gère le : fret destiné à l’export

Accueillir les clients;

Décharger les camions;

Indiquer aux clients les procédures préalables à faire avant l’acceptation des colis par Burundi Airlines;

Accepter l’emballage après les formalités nécessaires et conditionner le transport des colis (emballages spécifiques, cerclage…);

Peser les colis;

Prendre les dimensions des colis;

Facturer et faire payer les services rendus;

Etablir la LTA, le manifeste cargo;

Etiqueter et encercler si nécessaire;

Palettiser ou mettre en vrac sur chariot;

Entreposer les colis;

Pointer les colis à la sortie,

Procéder à la remise et reprise avec le Service Escale des colis prêts pour le chargement;

Conserver les documents de tous les envois;

NB : Les colis exportés doivent être contrôlés par les services habilités (AACB, OBR).

6. Service Assistance des Aéronefs en Escale

En matière d’assistance des avions, on distingue les vols réguliers et les vols non-réguliers. Les vols réguliers sont des vols pour lesquels la compagnie aérienne donnée a été désigné par un Etat contractant et opère par horaire régulier homologué par l’Aviation Civile du Burundi (ACCB). Les vols non-réguliers sont des vols qui opèrent par occasion.
Parmi les réguliers ou non, on distingue aussi des vols passagers et des vols cargos.
Pour les vols cargos, l’assistance porte sur le déchargement, le chargement, le sur GPU et l’ASU, le nettoyage et autres.
Le Service Escale a pour services notamment l’assistance au sol des avions en escale (handling) comprenant l’accueil et l’enregistrement des passagers, le nettoyage des cabines des avions, le chargement et le déchargement des avions, ainsi que le traitement des bagages. Il est dirigé par un Chef de Service assisté par des chefs de section.

Section Passagers

Cette Section a pour services : l’annonce, l’enregistrement, l’établissement des manifestes et l’embarque

ANNONCES

Les appels aux formalités de départ doivent être faits toutes les 15 minutes par un agent de l’enregistrement.

6.1. ENREGISTREMENT DES PASSAGERS ET DES BAGAGES

L’enregistrement est une opération qui commence par la préparation du matériel (étiquettes, pancartes, cartes d’accès à bord, chaises roulantes).
L’enregistrement est effectué par les responsables dont l’effectif est choisi selon les comptoirs d’enregistrement disponibles et le nombre de passagers. L’enregistrement des passagers et des bagages consiste notamment à :

vérifier la conformité du passeport;
comparer le billet avec la liste des passagers réservés;
vérifier la conformité des billets (le nom du passager dans le billet doit être le même que celui de son passeport);
vérifier la validité du billet;
vérifier les billets frappés par l’opposition (billets volés par exemple);
vérifier la classe du passager;
vérifier le routing;
vérifier l’état des bagages (un bagage déchiré ou non fermé doit être signalé à la compagnie pour éviter des réclamations non fondées, celui dont le contenu est liquide est interdit et celui contenant des farines doit être emballé dans un plastique);
vérifier la conformité des bagages à main aux normes de la compagnie;
peser les bagages accompagnés et aviser la compagnie en cas de dépassement du nombre ou du poids autorisé;
marquer sur le coupon (de BUJUMBURA à la première escale du vol) :
- le n° de la carte; d’accès à bord
- les initiales de celui; qui fait l’enregistrement;
- le poids des bagages et le nombre de pièces;
- le n° de l’étiquette bagages.
marquer sur la carte d’accès à bord;

Après l’enregistrement des bagages, celui qui enregistre doit :

Remettre au passager son billet et bien vérifier si le coupon concerné a été correctement enlevé;
Remettre au passager la carte d’accès à bord et les souches des étiquettes bagages;
Orienter le passager et lui souhaiter un bon voyage;
Etablir le manifeste.

6.2. EMBARQUEMENT DES PASSAGERS

Avant l’embarquement, un agent doit d’abord faire appel à l’embarquement. Ensuite, il oriente les passagers vers la porte d’embarquement et les conduits à l’avion.
Un autre agent reste à la porte pour orienter les passagers.
Les passagers particuliers (malades, infirmes, et autres sont prioritaires). Ensuite, viennent les passagers qui voyagent en famille.
Les enfants non- accompagnés sont assistés par un agent.
Après l’embarquement du dernier passager, les agents vérifient si le nombre des souches des cartes d’accès à bord correspond au nombre de passagers enregistrés sur le manifeste.
En cas de discordance, ils doivent vérifier jusqu’à trouver l’erreur ou la fraude avant le décollage de l’avion.

ETABLISSEMENT DES DOCUMENTS.

Après l’enregistrement des passagers et des bagages, on procède à l’établissement des documents. Il s’agit du plan de chargement, du loadsheet est un devis de poids portant sur la répartition du chargement tandis que le trimsheet est un graphique de centrage et d’équilibrage de l’avion.

ARRIVEE DE L’AVION

A l’arrivée de l’avion, les opérations suivantes sont accomplies dans l’ordre :

mise en place des cales, des escaliers et du matériel nécessaire (G P U, tapis roulants, plate- formes élévatrice, ASU, GPU…);
accueil des passagers par un agent aux pieds des escaliers;
orienter les passagers vers la salle d’arrivée ou de transit ;
s’occuper des passagers particuliers (handicapés, enfants non-accompagnés, malade,…);
nettoyage et/ou catering.

6.3. DECHARGEMENT DE L’AVION

Le responsable du vol prépare le travail de déchargement sur base du plan y relatif afin d’opérer un déchargement sans faille.
Le responsable à chaque soute doit surveiller le déchargement et doit tout faire pour ne pas laisser dans la soute des colis à destination de BUJUMBURA.
Les bagages déchargés sont acheminés au tapis roulant de l’arrivée et sont récupérés par les propriétaires.
Les colis de fret sont envoyés immédiatement au magasin fret, les bagages déchargés par erreur doivent être retournés à bord avant le décollage de l’avion. Si ce n’est pas le cas, il faut le signaler à la compagnie.
Les bagages perdus-retrouvés sont remis aux propriétaires après les formalités d’usage.

NETTOYAGE DES CABINES

Après le débarquement des passagers l’équipe affectée au nettoyage de l’avion procède au nettoyage complet de tous les compartiments en fonction de la durée d’escale :

nettoyer les faces du poste de pilotage;
nettoyer les salons, les postes de repos toilettes, des vestiaires et du bar;
vider les cendriers, les pochettes des dossiers du siège et le compartiment à vêtements;
essuyer les tablettes repas;
mettre en ordre les sièges, les emplacements réservés au fret en cabine;
désinfecter ou désodoriser l’avion;
changer les têtières et les taies d’oreillers;

Le travail doit être rapide. Le responsable du nettoyage dirige les activités du nettoyage de la cabine du début à la fin.

CHARGEMENT DE L’AVION

Le responsable du vol prépare le chargement avant l’arrivée de l’avion sur base du plan de chargement et des instructions de la compagnie assistée.
Le responsable du vol fait la remise et reprise avec le chef de la palettisation du comptoir Export.
Le fret et la poste sont chargés immédiatement dans les soutes selon le plan de chargement.
Les bagages à mains volumineux sont retirés des passagers, étiquetés et chargés dans la soute.
Après enregistrement, les bagages sont acheminés à l’avion pour être chargés.

CLÔTURE DU VOL

La clôture du vol porte sur les messages à envoyer à la compagnie assister sur le mouvement de l’avion (heures d’arrivée et de départ), les bagages non arrivées, le chargement, …

6.4. DEPART DE L’AVION

Pour un avion qui part, il faut :

retirer le matériel d’assistance de l’avion notamment: escaliers, GPU, ASU, cales;
assister l’équipage à la mise en marche des moteurs;
enlever les cales;
attendre 15 minutes après le décollage de l’avion;

Section Bagages

Cette section a pour services de :

collecter les réclamations enregistrées par l’équipe d’assistance en rapport avec les bagages des passagers;
traiter les bagages manquant à l’arrivée, abimés, détériorés, spoliés, ou en excédent arrivés ;
Informer la compagnie concernée de la clôture du dossier suivant les instructions de la compagnie.

La section doit également servir de centre d’appels et de réception pour que les passagers puissent être renseignés sur l’état de recherche de leurs bagages.

Section Avitaillement

La Section Avitaillement est dirigée par un Chef de Section qui a pour services notamment de :

Superviser et encadrer le travail du personnel sous ses ordres ;

Planifier les horaires de travail des agents sous ses ordres ainsi que leurs congés ;

Gérer quotidiennement la station HRS (Hydrant, Refueling Service) ;

Faire le suivi de la livraison et de la consommation du carburant pour les avions ;

Avitailler en carburant les avions de la Société et des autres exploitants ;

Etablir la facturation des services de mise à bord ;

Appliquer les normes de sécurité et de sûreté lors des opérations de mise à bord ;

Elaborer et traiter les statistiques relatives à l’avitaillement des avions ;

Faire le suivi technique des engins de mise à bord.